- Bezoeker
- Exposant
- Over de beurs
Deelnamehandboek
Inhoudsopgave
- Op- en afbouw
- Specificaties stand 12m2
- Specificaties stand 24m2
- Richtlijnen inrichting
- Webshop
- Beursdagen
- Promotie vooraf
- Plattegrond Jaarbeurs
1. Op- en afbouw
Opbouwtijden
Zaterdag 19 september: 07:00u - 18:00u
Maandag 21 september: 07:00u - 21:00u
Dinsdag 22 september: 07:00u - 19:30u (drukte: hoog)
Afbouwtijden
Donderdag 24 september: 16:00u - 22:00u (drukte: hoog)
Vrijdag 25 september: 07:00u - 15:00u
Kleine spullen = geen tijdslot nodig
Heb je alleen kleine spullen die gemakkelijk met de hand vervoerd kunnen worden? Parkeer dan op P4 of P6 van Jaarbeurs Utrecht (regulier tarief) en loop ermee naar de hal waar jullie stand staat. Je hebt hiervoor geen tijdslot of exposantenbadge nodig. LET OP: hou er rekening mee dat je op bepaalde plekken gebruik moet maken van een trap! Heb je grote(re) of zware spullen? Of ben je benieuwd naar onze piccoloservice? Lees dan hieronder verder.
Grote spullen = tijdslot nodig
Voor het lossen én voor het laden van grote spullen bij de hallen is een tijdslot verplicht. Daarmee verloopt de op- en afbouw voor jou én jouw collega-exposanten zo soepel mogelijk. Reserveren van een tijdslot is mogelijk vanaf 20 augustus; hierover ontvang je mail. Reserveer je tijdslot tijdig. De tijdslots gelden voor: exposanten, leveranciers en standbouwers.
LET OP: tijdslots donderdag na de beurs
Voor de afbouw op donderdag na 18:00u moet een tijdslot worden gereserveerd. Dat geldt voor personenauto's en bestelauto's (rijbewijs B) tot 2,70 meter hoogte en voor vrachtwagens (rijbewijs C/CE) hoger dan 2,70 meter. Tijdslots zijn mogelijk tussen 18:00u en 22:00u.
Uitzondering: voor personenauto's of bestelauto's (rijbewijs B) tot 2,70 meter hoogte is tussen 16:00u en 18:00u geen tijdslot nodig. Meld je met je exposantenbadge bij P2 (vanaf 16:00 uur). Vanaf daar krijg je verdere instructies over het laden bij de hallen. Drukte is in deze periode hoog.
Piccoloservice (gratis) = tijdslot nodig
Voor het lossen van personenauto's tijdens de opbouw. Een handig alternatief om niet zelf telkens van buiten naar binnen met spullen heen en weer te lopen.
Medewerkers dirigeren je naar een losplaats in de hal waar je samen met één van onze piccolo's jullie spullen in één of meer rolcontainers zet. De piccolo plaatst de spullen in jullie stand terwijl je de auto parkeert op een van de parkeerterreinen van Jaarbeurs.
LET OP: zorg ervoor dat alles handzaam, goed en stapelbaar is verpakt (geen losse spullen).
Heftruckservice (gratis)
Er rijdt een heftruckservice rond op de beursvloer. Spreek de chauffeur aan met je verzoek, of dien je verzoek in bij het informatiepunt in Hal 3. Deze dienst is gratis voor jou en je collega-exposanten, houd er dus rekening mee dat je mogelijk even moet wachten. Dank voor je begrip!
Parkeren na lossen
Na het lossen parkeer je tegen het reguliere tarief op P4 of P6.
Voertuigen hoger dan 2,70 meter kunnen uitsluitend parkeren op P2 (met 50% korting). Deze parkeerkorting geldt op zaterdag, maandag, dinsdag en vrijdag. Naast de slagbomen bij P4 zijn er in het parkeerwachtersgebouwtje tussen 7:00 en 16:00 mensen aanwezig die je kaart valideren voor de korting.
2. Specificaties stand 12m²
Standaard afmetingen (stand 12m²)
Een standaard stand van 12m² is 4 meter breed (binnenmaat: 395cm), 3 meter diep en 2,5 meter hoog.
Inbegrepen bij een stand van 12m²:
- Standwanden (wit)
- Vloerbedekking (antraciet)
- Algemene halverlichting
- Openbare Wi-Fi
- Stofzuigen op dinsdag- en woensdagavond
- 2 lunchpakketten per dag
- Koffie, thee en fris
Verdeling zijwanden (stand 12m²)
Hal hoogte
De hoogte van de hal is afhankelijk van de exacte locatie van de stand. Standaard vrije hoogte: van hal 2 is 4,00 meter, van hal 3 is 7,90 meter, van hal 4 is 6,70 meter. Uitzonderingen zijn: in hal 2 vrije hoogte van 3,80 meter voor stand 2.1.28, in hal 3 vrije hoogte van 4,30 meter voor stands 3.2.61, 3.3.63, 3.3.65, 3.4.62, in hal 4 vrije hoogte van 4,50 meter voor stands 4.1.50, 4.1.52, 4.1.53, 4.1.59, 4.1.61, 4.2.50, 4.2.51, 4.2.58, 4.2.59, 4.2.60, 4.2.61, 4.3.56, 4.3.57, 4.3.60, 4.3.61, 4.3.63. Zie ook onderstaand overzicht.
Eigen standbouw
Wil je geen gebruik maken van de standaard standbouw en/of wil je werken met een externe standbouwer? Neem dan contact op met ExpoProof en stuur dit handboek naar de betrokken standbouwer. Stuur het uiteindelijke ontwerp ter goedkeurig naar Leroy Bronk (leroy.bronk@expoproof.com).
3. Specificaties stand 24m²
Standaard afmetingen (stand 24m²)
Een standaard stand van 24m² is 8 meter breed (binnenmaat: 795cm), 3 meter diep en 2,5 meter hoog. Inbegrepen bij een stand van 24m²:
- Standwanden (wit)
- Vloerbedekking (antraciet)
- Algemene halverlichting
- Openbare Wi-Fi
- Stofzuigen op dinsdag- en woensdagavond
- 4 lunchpakketten per dag
- Koffie, thee en fris
Verdeling zijwanden (stand 24m²)
Hal hoogte
De hoogte van de hal is afhankelijk van de exacte locatie van de stand. Standaard vrije hoogte: van hal 2 is 4,00 meter, van hal 3 is 7,90 meter, van hal 4 is 6,70 meter. Uitzonderingen zijn: in hal 2 vrije hoogte van 3,80 meter voor stand 2.1.28, in hal 3 vrije hoogte van 4,30 meter voor stands 3.2.61, 3.3.63, 3.3.65, 3.4.62, in hal 4 vrije hoogte van 4,50 meter voor stands 4.1.50, 4.1.52, 4.1.53, 4.1.59, 4.1.61, 4.2.50, 4.2.51, 4.2.58, 4.2.59, 4.2.60, 4.2.61, 4.3.56, 4.3.57, 4.3.60, 4.3.61, 4.3.63. Zie ook onderstaand overzicht.
Eigen standbouw
Wil je geen gebruik maken van de standaard standbouw en/of wil je werken met een externe standbouwer? Neem dan contact op met ExpoProof en stuur dit handboek naar de betrokken standbouwer. Stuur het uiteindelijke ontwerp ter goedkeurig naar Leroy Bronk (leroy.bronk@expoproof.com).
4. Richtlijnen inrichting
Materialen bevestigen aan wanden
Gebruik één van de volgende twee methoden om iets op te hangen aan een standwand:
- Haken: Deze kun je gratis ophalen bij het informatiepunt in Hal 3.
- Tape: Om beschadiging te voorkomen adviseren wij om éérst (milde) enkelzijdige tape aan te brengen, en hierop sterkere dubbelzijdig tape te plakken.
Andere bevestigingsmethoden zijn niet toegestaan!!
Schade aan standwanden
Standwanden worden hergebruikt. Laat deze dus niet vies of beschadigd achter. Eventuele schoonmaakkosten worden in rekening gebracht. De boete per beschadigd paneel bedraagt €50,-
Veiligheid en overlast
Jaarbeurs Utrecht hanteert veiligheidsvoorschriften en regels. Bekijk hier het overzicht.
Andere exposanten en bezoekers mogen geen overlast (van o.a. licht, geluid, obstakels) ondervinden. Dit naar het oordeel van de beursorganisatie.
- Houd gangpaden volledig vrij. Displays en overig promotiemateriaal dienen binnen de standruimte te blijven.
- Gebruikte materialen mogen niet gemakkelijk vuur vatten, dit naar het oordeel van de dienstdoende brandweer of controlerende instantie.
Vuilnis en schoonmaak
Op dinsdag- en woensdagavond worden de gangpaden en stands gestofzuigd. Wel dienen exposanten zelf hun afval te verwijderen tijdens de op- en afbouw. Eventuele afvoerkosten voor achtergebleven vuilnis worden in rekening gebracht.
Eigen catering
Eigen catering is onder bepaalde voorwaarden toegestaan. Ben je van plan eigen catering (Barista, Smoothiebar etc.) te gaan verzorgen? Neem dan contact op met Leroy Bronk (leroy.bronk@expoproof.com).
5. Webshop
Laat jouw inrichting verzorgen
Bestel voor een zorgeloze opbouw al je benodigdheden in onze webshop. Wij zetten alles voor je klaar in jullie stand. Zo heb je zonder moeite een strakke stand en hoef je alleen jullie eigen spullen erin te zetten.
Beschikbaar in de webshop:
| INRICHTING | VOORZIENINGEN |
|---|---|
| Bedrukte wand(en) | Elektriciteit |
| Gekleurd tapijt | Leadgeneratie app |
| Meubilair | Vaste internetaansluiting |
| Planten | Borrelpakketten |
| Bergruimte | Extra lunchpakketten |
| Beeldschermen | |
| Audio | |
| Lichtspots |
Uiterste besteldatum webshop
Tot en met 3 september geniet je in de webshop van een vroegboektarief. Daarna geldt er een toeslag van 25%. Plaats je bestellingen dus tijdig.
Belangrijke data webshop:
- 3 september: laatste dag vroegboektarief webshop
- 4 september: start verhoogde tarief webshop
- 11 september: webshop sluit om 23:59
Bedrukte strakke achterwanden
Verreweg de makkelijkste en meest voordelige oplossing voor een mooie, strakke en professionele stand: een bedrukte (achter)wand. En bovendien heel mooi. Lever je visual aan, en wij spannen een naadloos doek voor je in een op maat gemaakt frame. Het doek mag je houden, zodat je het later kunt hergebruiken.
Deadline:
1 september: bestelde visuals aanleveren
Leadgeneratie app
Om leads te scannen bieden we de Visit Connect licentie aan. Daarmee kan al jullie standpersoneel de badges van bezoekers scannen. Hiermee ontvang je voornaam, achternaam, bedrijfsnaam én emailadres, en kun je gemakkelijk notities bijhouden en vragen toevoegen voor je contacten. Deze bestel je in de webshop.
Vaste internetaansluiting
Er is openbare wifi beschikbaar. Heb je een absoluut gegarandeerde internetverbinding nodig? Dan adviseren wij een bekabelde aansluiting te bestellen in de webshop.
6. Beursdagen
Toegangskaarten standpersoneel
Alle personen die tijdens de beurs op de stand komen te staan dienen van tevoren geregistreerd te worden als standpersoneel. Registreren kan via www.expoproof.com/nl/login.
- Log in met je gebruikersnaam en wachtwoord;
- Selecteer Vakbeurs Openbare Ruimte;
- Klik rechts in het blauwe vak op de kop “Standpersoneel (team) registreren”;
- Je komt op een pagina van Visit. Klik links op “Team”;
- Klik op de groene “Add staff” knop en vervolgens op “Register Standpersonnel”
Parkeren tijdens de beurs
De auto parkeer je op P2, P4 of P6 tegen het reguliere tarief. Is je auto hoger dan 2,70 meter? Dan kun je alleen op P2 parkeren. Volg de instructies van de parkeerbegeleiding voor goede doorstroming.
Genoeg lunchpakketten?
Per 12m² krijg je 2 lunchpakketten per beursdag. Dat betekent dus:
Standaard:
12m² – 2 lunchpakketten per dag
24m² – 4 lunchpakketten per dag
48m² – 8 lunchpakketten per dag
Heb je meer nodig? Bestel het dan uiterlijk 11 september in de webshop. Tijdens de beurs zijn er ook cateringpunten waar lunch gekocht kan worden.
Marketing buiten de stand
De ruimte in en direct voor je stand is voor het benaderen van bezoekers. Het is niet toegestaan om op eigen houtje elders op of rond de beursvloer marketinguitingen te doen (flyeren, mascottes, stickers, posters, et cetera). Wil je bezoekers buiten je stand bereiken? Neem dan contact op met ExpoProof voor de mogelijkheden.
7. Promotie vooraf
In de aanloop naar de beurs kunnen jullie al in de spotlight staan en bezoekers naar jullie stand lokken. Zo is er winst te boeken met een paar simpele handelingen. Je vindt alle opties met uitgebreide uitleg en linkjes op onze ‘Bereik jullie bezoeker nu al’ pagina.
8. Plattegrond Jaarbeurs
